Conoce el futuro de la planificación y el análisis financiero con la transformación digital

¿Puede su equipo de análisis y planificación financiera (FP&A) alterar los planes financieros, volver a pronosticar y modificar los presupuestos en tiempo real? ¿O los procesos tradicionales han mantenido a todo su equipo de finanzas corporativas atado a hojas de cálculo y expectativas obsoletas?

Sabemos que la planificación y el análisis extendidos (xP&A) es el estándar de oro sobre cómo las empresas abordarán la planificación. xP&A es el foco de la transformación digital, y FP&A es uno de los casos de uso definitorios.

La previsión precisa impulsa decisiones fiables basadas en datos, pero con demasiada frecuencia el trabajo se crea de forma ad hoc y se distribuye en silos entre las unidades de negocio. A medida que las finanzas ingresan a una nueva era de transformación digital, los directores financieros y la alta gerencia necesitan modelos financieros que informen la estrategia comercial a la velocidad y el conocimiento de la verdadera innovación. La solución FP&A adecuada es clave para el éxito, y la salud financiera de su empresa dentro de cinco meses y dentro de cinco años depende de ello.

Un primer enfoque digital para FP&A significa adoptar estrategias que se centren en la automatización de procesos, la agilidad, la transparencia y la información basada en métricas. Aquí hay tres formas de modernizar su práctica de FP&A ahora mismo:

1. Deja atrás los problemas de las hojas de cálculo de Microsoft Excel

El 58 % de las medianas y grandes empresas aún utilizan hojas de cálculo para gestionar sus procesos de planificación y elaboración de presupuestos y, sin embargo, el 41 % de los usuarios de Excel afirma que las hojas de cálculo no pueden gestionar sus volúmenes de datos.

Las soluciones de planificación heredadas manuales también conllevan el costo del tiempo y la innovación. Las organizaciones que carecen de una plataforma centralizada dedican hasta un 20 % de su tiempo de “planificación y análisis” a recopilar datos y hasta un 30 % a validar esa información.  Ese es un problema importante, especialmente cuando se trata de administrar sus datos financieros.

Cuanto más amplio sea el uso de hojas de cálculo dentro de una organización, mayor será la posibilidad de error humano y riesgo. Con demasiada frecuencia, las hojas de cálculo crean modelos defectuosos y cálculos inexactos debido a la falta de estandarización, la integridad deficiente de los datos y los métodos de colaboración ineficaces. La pandemia de COVID ha enseñado a muchos CFO y profesionales de FP&A, al menos, el valor de un proceso de planificación ágil. Para sobrevivir a la pandemia, las organizaciones necesitaban la capacidad de cambiar de marcha o cambiar los planes rápidamente, incorporar factores externos para mitigar el riesgo, adaptar los planes estratégicos a los nuevos modelos comerciales, centrarse en el flujo de efectivo y el capital de trabajo como parte de un plan de continuidad e integrar la planificación en todo el organización para lograr una visión holística del desempeño. Hay ciertos eventos que no se pueden modelar en Excel, este fue y sigue siendo uno de ellos. Las hojas de cálculo impiden la colaboración, crean silos de datos y planificación y provocan un retraso de la información crítica que puede causar un efecto dominó, lo que genera una mala toma de decisiones y malos resultados. Y, sin embargo, a la gente le gusta trabajar en hojas de cálculo. Están familiarizados con ellos. Entonces, ¿hay un camino a seguir? Afortunadamente, sí.

Las soluciones modernas de planificación de FP&A son rápidas, flexibles y brindan una visión holística de los datos de la empresa. Brindan a las partes interesadas transparencia en los procesos de FP&A, lo que permite a los usuarios optimizar la planificación y los informes financieros, además de analizar miles de puntos de datos en tiempo real. Puede crear pronósticos continuos, estados financieros oportunos, como declaraciones de ingresos y balances, y visualizaciones de datos convincentes que ayudan a poner en práctica los conocimientos. Con estas soluciones de FP&A, los datos de múltiples fuentes se almacenan en una base de datos central, por lo que todos los participantes trabajan con la misma información. Tener un depósito central elimina errores y datos conflictivos, y ayuda a los equipos a lograr una fuente de información veraz y financiera que sea confiable y precisa.

Su organización puede comenzar a transformarse digitalmente mediante la automatización de procesos clave, como la recopilación y validación de datos, para maximizar la eficacia del equipo. Con las soluciones de planificación modernas, los empleados pasan menos tiempo en tareas manuales y más tiempo en análisis, obteniendo visibilidad de sus datos y descubriendo conocimientos profundos. Los analistas de FP&A también pueden realizar análisis de escenarios hipotéticos en profundidad para probar supuestos alternativos para el rendimiento futuro y ver el impacto de las decisiones antes de tomarlas para mejorar los resultados reales. Sin embargo, no tiene que renunciar a Excel, muchas soluciones modernas de FP&A ofrecen una interfaz de Excel para que pueda eliminar los desafíos de los procesos basados ​​en hojas de cálculo pero trabajar en una interfaz con la que está familiarizado. Y cuando se trata de pasar de Excel a soluciones de planificación modernas, los clientes de IBM ya están experimentando los beneficios.

“Cada lunes, producimos un pronóstico de efectivo en un par de horas. Para el lunes a la hora del almuerzo tenemos un informe sobre la semana anterior y el pronóstico revisado para las próximas 13 semanas. Ese es un ciclo de informes bastante corto para el efectivo semanal. ” 

Phil Talbot, director financiero, Robertson Group

IBM Planning Analytics with Watson ha sido reconocido como Gartner Peer Insights Customers’ Choice de 2021 en el mercado de Cloud Financial Planning & Analysis (FP&A). Obtenga más información sobre IBM Planning Analytics with Watson o vea lo que los clientes tienen que decir.

2. Aproveche el poder de la planificación integrada o la planificación y el análisis ampliados (xP&A)

Trabajar en silos es cosa del pasado. Los líderes empresariales del futuro son aquellos que aprovechan la planificación integrada junto con la inteligencia artificial y la automatización para aumentar la inteligencia humana y generar mejores resultados. Las condiciones comerciales en rápida evolución de la pandemia de COVID-19 solo han subrayado este imperativo. Las empresas que dependían de procesos manuales en silos quedaron atrapadas en una posición reactiva, mientras que las empresas más digitales o centradas en IA pudieron adoptar una postura proactiva gracias a la agilidad para pivotar planes y pronósticos rápidamente. Estas empresas aprovecharon el poder de la planificación integrada o «planificación y análisis extendidos» (xP&A), como se suele denominar, así como el modelado de escenarios y la previsión predictiva.

La planificación integrada o «xP&A» refleja la forma moderna en que hacemos negocios: eleva el valor crítico de la colaboración y elimina los silos de datos, lo que genera más acceso a la información y conocimientos más rápidos. Permite que todos los usuarios accedan a la información que necesitan cuando la necesitan y unifica los datos de diversas fuentes de datos, como ERP, CRM y HRM, y garantiza que los planes, presupuestos y pronósticos se creen con un enfoque holístico.

Considere la planificación y gestión de la cadena de suministro. Para hacer coincidir efectivamente la oferta y la demanda se requiere coordinación y colaboración en toda la organización: el flujo de efectivo y el capital de trabajo deben contabilizarse junto con la capacidad de producción y el inventario. Las organizaciones deben orquestar una convergencia de los elementos que componen todo el viaje analítico en múltiples departamentos de la empresa. Y el proceso debe ser firme y transparente. Una solución de planificación centralizada puede ayudar a conectar las tácticas de planificación operativa con la planificación y el análisis financieros para asignar recursos de manera más eficaz en respuesta a la demanda cambiante, las oportunidades del mercado o las amenazas competitivas.

Operaciones, ventas, finanzas, recursos humanos y otros departamentos y disciplinas necesitan una planificación y un análisis rápidos y flexibles. Y todos ellos pueden usar las mismas herramientas para proporcionar información y administrar el rendimiento. Cuando las personas de una parte de la organización ven cómo sus decisiones afectan a otras partes de la organización, todas las actividades estarán mejor coordinadas y generarán mejores resultados. Y una solución integrada que agilice la planificación, el presupuesto y la previsión en toda la empresa puede generar importantes ahorros de costes.

Según un estudio de Forrester Total Economic Impact™ encargado por IBM, IBM Planning Analytics with Watson ha ahorrado a los clientes 1,2 millones de dólares durante 3 años solo con la simplificación del presupuesto.

3. Reimaginar el rol administrativo

La trayectoria profesional del personal administrativo está a punto de evolucionar. A medida que se automatiza FP&A, los CFO y los gerentes de FP&A desempeñarán un papel de liderazgo en la reinvención de la fuerza laboral: creando un equipo informado, ágil, colaborativo y empoderado para liderar la organización hacia el futuro. Creemos que esto significa evolucionar el rol administrativo de uno administrativo a uno estratégico.

Los líderes empresariales pueden automatizar tareas tediosas y laboriosas como la recopilación, agregación y limpieza de datos mediante el uso de IA. Esto les permite dedicar más tiempo al trabajo de valor agregado y les permite tomar decisiones comerciales mejor informadas. Y con la planificación financiera, el modelado de escenarios y la gestión del rendimiento de los KPI y las métricas optimizadas, los datos se pueden aprovechar para crear un ciclo de retroalimentación que informe las operaciones presentes y futuras. Los líderes empresariales también pueden incorporar capacidades predictivas en su práctica de FP&A, para crear pronósticos más precisos y confiables.

El pronóstico predictivo utiliza análisis estadísticos y predictivos para identificar y evaluar tendencias y patrones de estacionalidad en valores históricos, lo que mejora en gran medida la precisión del pronóstico. También reduce el tiempo necesario para producir pronósticos precisos de rentabilidad y balance, lo que permite a los usuarios concentrarse en la optimización de procesos, la gestión de excepciones y la realización de ajustes.

Liberados de tareas rutinarias, los equipos de FP&A tendrán la oportunidad de pensar de manera innovadora y contribuir con su profunda experiencia y conjuntos de habilidades a la toma de decisiones estratégicas y un trabajo más significativo. El trabajo significativo garantiza que las habilidades y los talentos de los empleados se utilicen por completo y que haya una mayor alineación con los valores fundamentales compartidos. IBM Employee Experience Index muestra que el 80 % de los empleados reportan una experiencia laboral más positiva cuando su trabajo es coherente con los valores fundamentales de la organización. Y cuanto más felices están los empleados, más satisfechos tienden a estar los clientes y usuarios finales.

Caso de estudio

Muchos de nuestros clientes ya están cosechando las recompensas de IBM Planning Analytics with Watson y aprovechando la IA en su práctica de FP&A. Considere Nukissiorfiit, una empresa de energía de propiedad del gobierno de Groenlandia dedicada a suministrar agua y energía a los residentes sin usar combustibles fósiles.

Desafío de negocio

La empresa de servicios públicos de Groenlandia, Nukissiorfiit, tiene el desafío de proporcionar datos y pronósticos financieros precisos. Anteriormente, 70 personas trabajaban para generar solo un pronóstico al año. Nukissiorfiit necesitaba volverse más ágil.

Transformación

Al trabajar con CogniTech, Nukissiorfiit utilizó soluciones de aprendizaje automático y análisis de IBM para automatizar, acelerar y compartir pronósticos y resultados inteligentes. Ahora puede tomar decisiones más rápidas e informadas sobre proyectos de capital.

Resultados

Procesos optimizados de planificación y previsión: de 70 personas que contribuyen a un plan anual a nueve planificando mensualmente

Mejora de la visibilidad empresarial, la fiabilidad y la agilidad de las previsiones: proporciona la información más actualizada y precisa a todas las partes interesadas

Disminución del tiempo dedicado a la previsión: de 1000 horas anuales en muchos roles a muy por debajo de 200

“Una de las mejores cosas hoy en día es cuando un proveedor de entrada está desconcertado por la entrada de la máquina y pregunta a nuestros controladores por qué la IA pronosticaría una determinada cifra contraria al conocimiento del proveedor de entrada. Cuando lo examinan más a fondo, descubren, la mayoría de las veces, que la IA es correcta, porque tiene en cuenta todos los factores y datos históricos”.

Claus Andersen-Aagaard, director financiero (CFO) y director ejecutivo interino (CEO) de Nukissiorfiit

En general, su nueva solución Planning Analytics with Watson and Cognos Analytics combinada con pronósticos inteligentes de aprendizaje automático ha permitido a Nukissiorfiit adoptar una forma más eficiente de operar. La empresa ahora puede usar los conocimientos para establecer umbrales y recibir alertas si los pronósticos están fuera de los rangos; también puede anular las alertas según la experiencia o información adicional. El resultado: Nukissiorfiit es mucho más ágil y su planificación financiera es más precisa.

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