Mawgif agiliza las operaciones y la planificación comercial

Todos los días, en aeropuertos, centros comerciales, hospitales y ubicaciones en las calles de Oriente Medio, los estacionadores de automóviles realizan cientos de miles de transacciones con Mawgif (National Parking Company), una de las pioneras de la región en la industria del estacionamiento de automóviles y una de las más grandes. operadores de aparcamientos en Oriente Medio.

En 2018, cuando el nuevo director financiero (CFO) Ali Haji se incorporó a Mawgif, le preocupó que los datos creados por estas transacciones de estacionamiento no se capturaran ni utilizaran de manera eficiente. Ali Haji tiene una gran experiencia en la industria del estacionamiento de automóviles, ya que trabajó para una de las empresas de estacionamiento de automóviles más grandes del Reino Unido y Europa.

“Creo en trabajar de manera más inteligente en lugar de esforzarme y estaba acostumbrado a tener información con solo tocar un botón”, dice Ali Haji, director financiero y miembro de la junta de Mawgif, quien anteriormente trabajó para una gran empresa del Reino Unido a cargo de las operaciones de estacionamiento para Heathrow. y los aeropuertos de Gatwick. “Cuando se trata del ciclo de fin de mes, debería poder revisar y finalizar las cuentas financieras del mes anterior en cuatro días”. Pero Haji se enteró de que Mawgif tardó 20 días en preparar el informe mensual.

Los empleados de Mawgif exportaron datos de diferentes bases de datos, descargaron archivos PDF e ingresaron información manualmente en hojas de cálculo de Microsoft Excel. El proceso era propenso a la duplicación y errores de cálculo que dificultaban la conciliación de las discrepancias.

Los largos retrasos en los informes financieros y operativos también tenían implicaciones estratégicas. Como empresa en rápido crecimiento que buscaba nuevas oportunidades comerciales, Mawgif necesitaba datos actualizados y completos para respaldar las decisiones relacionadas con la elección de nuevas ubicaciones, la adjudicación de contratos y la preparación de pronósticos comerciales.

“Con más de 4000 máquinas de estacionamiento y parquímetros, es muy parecido al funcionamiento de un casino y tienes que monitorear cada transacción”, dice Haji. “Hice una revisión exhaustiva del sistema operativo y financiero para ver cómo podíamos capturar y auditar cada transacción. Fue un ejercicio abrumador”.

En el Reino Unido, Haji confió en el software de análisis de IBM para optimizar la planificación y los informes operativos y financieros. “Una de las primeras cosas que hice cuando llegué a Mawgif en Jeddah, Arabia Saudita, fue llamar a IBM Business Partner 1Direction Global en Riyadh porque tienen una sólida experiencia con las soluciones de análisis de IBM”.

“Mawgif tenía problemas para usar hojas de cálculo y no tenía cifras reales cuando el equipo financiero se reunió con la gerencia y la junta directiva”

El tiempo era esencial, especialmente cuando surgieron sospechas de que, debido a la incapacidad de capturar datos transaccionales en tiempo real, una cantidad desconocida de ingresos por estacionamiento estaba en riesgo de robo. “Cada día que pasaba era un problema para mí”, dice Haji. ¿Cómo podríamos hacer esto lo antes posible?’”

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“Con la solución de IBM, el equipo está hipnotizado por el poder que tienen: tener una ‘bola de cristal’ y ver lo que traerá el mañana en lugar de ver solo lo que sucedió ayer. Es un gran cambio de mentalidad para nosotros.”

Alí Haji
director financiero
mawgif

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Una lectura en tiempo real sobre el negocio

Después de una revisión en profundidad de los requisitos de Mawgif, seleccionaron IBM® Planning Analytics with Watson® , una solución basada en IBM TM1®, una potente base de datos en memoria y un motor de cálculo. “Mawgif comparó IBM Planning Analytics con Watson con soluciones de la competencia, e IBM entregó una mejor automatización y poder analítico multidimensional junto con ventajas de costos”, dice Berdia. “También pudimos crear tableros en tiempo real desde la plataforma”.

Mawgif construyó un sistema que simplificó el flujo de información para que su sistema ERP comprenda y siga cada transacción registrada por cada máquina y parquímetro de estacionamiento. “Cada transacción es única, entonces, ¿cómo sigo el dinero?” dice Haji. “Pudimos vincular el sistema operativo al sistema financiero para garantizar que se comunicaran entre sí y que se produjera la reconciliación automática”.

La solución IBM Planning Analytics with Watson se lanzó en Mawgif en marzo de 2020, justo cuando la pandemia global de COVID-19 comenzó a interrumpir las operaciones comerciales. La solución flexible con infusión de IA permitió a los gerentes de Mawgif acceder a datos financieros y operativos mientras trabajaban de forma remota. “Con múltiples bloqueos, estuve atrapado en el Reino Unido durante cinco meses y medio y lejos de mi oficina en Jeddah”, dice Haji. “Todos los días, podía ver el negocio, al minuto, desde múltiples paneles en todos los países, incluidos Arabia Saudita, los Emiratos Árabes Unidos y Jordania”.

La solución IBM Planning Analytics with Watson comenzó a brindar una vista en tiempo real, transparente y altamente detallada del negocio de estacionamiento de Mawgif. Aprovechando el mayor nivel de agilidad que ofrece la plataforma, el equipo de soporte de sistemas y finanzas de Mawgif inició una serie de investigaciones sobre cómo y dónde se desviaban ilegalmente las ganancias del estacionamiento. Con las herramientas de IBM Planning Analytics with Watson, Mawgif descubrió que el robo se producía en tres sucursales diferentes al mismo tiempo y tomó medidas rápidas para detener la actividad ilegal en seco.

“Fue un gran ejercicio. Capturamos a los culpables en acción porque pudimos ver las transacciones a medida que sucedían”, dice Haji. “Debido a la delicadeza de este caso, se lo presenté a la alta gerencia y les mostré cómo podíamos ver cada máquina en cada calle y también ver quién estaba en la máquina: total transparencia. Quedaron muy impresionados y gracias a IBM esto fue posible”.

Mawgif comparó IBM Planning Analytics con Watson con soluciones de la competencia, e IBM entregó una mejor automatización y poder analítico multidimensional junto con ventajas de costos. También pudimos crear un tablero en tiempo real desde la plataforma.

Planificación para el crecimiento futuro

Además de reducir el tiempo necesario para preparar informes de fin de mes de 20 días a cuatro días, IBM Planning Analytics with Watson también ayudó a Mawgif a:

• Aumente el rendimiento operativo en un 10% a través de la optimización de los ingresos y la eficiencia como resultado del análisis y la gestión de datos en tiempo real
• Reduzca el tiempo necesario para convertir los balances de prueba en estados de pérdidas y ganancias y hojas de balance de una tarea de dos días a una operación de 10 segundos, en varias monedas
• Reduzca los costos generales entre un 5 % y un 8 % a través de una mejor planificación estratégica, mejores sistemas, renegociaciones de contratos, reestructuración y consolidación de compras
• Ahorre más de 15 minutos de tiempo para investigar consultas transaccionales a través de la funcionalidad de desglose en el nivel transaccional

La solución de IBM también le ahorró al departamento financiero de Mawgif un día de trabajo cada mes al estandarizar los informes financieros en todas las sucursales para generar resultados de desempeño grupales inmediatos.

La capacidad de profundizar en los datos de transacciones fue un habilitador clave de las mejoras operativas. “Cualquier día en particular, tenemos más de 200 000 transacciones en múltiples monedas capturadas a través de diferentes fuentes y métodos de pago, sin que yo tenga que cambiar ninguna pantalla”, dice Haji. “He examinado bastantes otros sistemas de generación de informes, pero nunca he visto algo como lo que IBM realmente puede proporcionar”.

Mawgif está trabajando para expandir el uso de IBM Planning Analytics with Watson para incluir pronósticos comerciales continuos. “En lugar de tener un perfil de ingresos fijo de 365 días, tendremos un pronóstico continuo de 12 meses”, dice Haji. “Es un proceso completamente dinámico, automatizado y nos permitirá tomar decisiones comerciales estratégicas y evaluar el riesgo”.

La funcionalidad de previsión móvil de 12 meses también respaldará el proceso de planificación comercial de cinco años de Mawgif. “Con la solución de IBM, el equipo está hipnotizado por el poder que tienen: tener una ‘bola de cristal’ y ver lo que traerá el mañana en lugar de ver solo lo que sucedió ayer”, dice Haji. “Es un gran cambio de mentalidad para nosotros”. Mawgif es parte de una de las empresas más grandes de Arabia Saudita, el Grupo Al Musbah, un holding internacional que opera en las industrias minorista, de viajes, inmobiliaria, hospitalidad, alimentos y bebidas, oro y joyería, automotriz, telecomunicaciones y TI. “Cuando el resto del Grupo vio los frutos reales de la implementación de la solución de IBM, el consejo de administración decidió que cambiaríamos todo para unirlo a la solución de IBM”, dice Haji. 

Acerca de Mawgif (Empresa Nacional de Estacionamiento)

Fundada en Arabia Saudita en 2008 y con sede en Jeddah,  Mawgif  (el enlace reside fuera de ibm.com) desarrolla y administra estacionamientos en todo el Medio Oriente y tiene sucursales en Arabia Saudita, Jordania y los Emiratos Árabes Unidos. Con más de 1.400 empleados, la empresa es también el principal inversionista y operador de tecnologías y servicios de estacionamiento aeroportuario de la región. Mawgif es miembro del Airport Council International.

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